Aplikasi Mati di Kuburan Server: Cerita Tragis "Project Based" vs "Product Mindset"

Hai teman-teman digital! 👋

Kali ini gue mau curhat tentang hantu paling nyata di dunia korporat: aplikasi-aplikasi mahal yang dibikin dengan susah payah, tapi akhirnya cuma jadi pajangan di server.

Kalau lo pernah dengar joke "Kita punya 100 aplikasi, 97 cuma buat nostalgia IT", itu beneran ada. Nggak cuma di ERP, tapi di setiap inisiatif digital - dari mobile app sampai dashboard fancy.

Gue pernah diminta "bersih-bersih" landscape IT di sebuah holding company. Yang gue temuin? 100 lebih aplikasi. Yang aktif dipake? 22. Sisanya? Zombie digital yang masih hidup di server, masih makan biaya maintenance, tapi nggak ada yang berani "matikan".

Kenapa bisa begini? Let's talk.

Apa Sih yang Sebenarnya Terjadi? 

Fenomena "Aplikasi Kuburan" itu nyata banget. Biasanya gini alurnya:

1. Ada masalah bisnis → "Ayo bikin aplikasi!"

2. Dibikin aplikasi → Launch meriah, training, sosialisasi

3. 3 bulan pertama → Dipakai 70% user

4. 6 bulan kemudian → Dipakai 30% user

5. 1 tahun kemudian → Cuma admin yang buka, itupun cuma buat laporan bulanan

Contoh nyata dari proyek real:

• Aplikasi "Pengelolaan Budaya Korporasi"- ga tau biaya udah abis berapa deh, fitur survey, feedback, recognition. Setahunan kemudian? pimpinan dah ganti, cuma admin yang masuk, itupun cuma buat ambil data aja.

• Dashboard "Real-time Production" - Monitor 24/7, data real-time. user tetep milih print Excel dan tempel di papan tulis. Keseringan minta tolong IT buat tarik data ke CSV.

• Mobile App "Aplikasi Learning" - ngikutin tren aja nurutin banyak platform tapi ga ngukur juga source yang maintain ada ga. Ujung-ujungnya aplikasi "hidup segan mati tak mau" apalagi core program udah kena update berkali-kali.

Intinya: Ada GAP MENGERIKAN antara "dibikin" dengan "dipakai".

Siapa Dalang di Balik Pemborosan Ini?

Ini yang sadis: Semua pihak bersalah, tapi semua merasa benar.

🎯 Level Bos-Bos (C-Level):

• Suka "ikut trend": "Kita harus punya aplikasi bla..bla..bla..AI! Blockchain! IoT!"

• Tapi engagement-nya cuma sampai budget approval. Setelah launch? Nggak pernah buka aplikasinya sendiri.

• Mindset: "Pokoknya ada, biar kita keliatan innovative."

🎯 Level Manajer (Middle Management):

• Suka "empire building" - makin banyak aplikasi di bawah kendalinya, makin kelihatan penting.

• Takut dianggap "kuno" kalau nggak punya inisiatif digital.

• Tapi... nggak mau ubah proses kerja timnya buat adaptasi ke aplikasi baru.

🎯 Level Staff:

• Sudah kebanyakan aplikasi: "Aduh, aplikasi lagi? Password-nya apa tuh lupa."

• Application fatigue - capek harus belajar sistem baru terus.

• Balik ke cara lama karena "lebih cepat dan pasti jalan."

🎯 Tim IT/Developer:

• Senang dapat project baru (tambah portfolio, tambah kerjaan).

• Tapi ukur sukses cuma: on time, on budget, sesuai spec.

• Nggak peduli apakah aplikasi itu beneran dipake atau nggak setelah launch.

Kapan & Di Mana Biasanya Drama Ini Terjadi? 

Tempat favorit:

• Perusahaan besar dengan banyak divisi otonom

• Startup yang baru dapat funding besar

• Organisasi pemerintah dengan proyek "pemerataan digital" dan punya isu "Transformasi Digital"

Waktu kritis:

1. Saat budget planning - Semua kepala divisi berebut proyek IT

2. Saat performance review - "Saya sudah launch 5 aplikasi tahun ini!" (Tapi nggak disebutin yang dipakai cuma 1)

3. Saat ada konsultan baru - Yang selalu bawa solusi "revolusioner" baru

4. Pimpinan abis "benchmark" -  Pimpinan Dapet insight baru ntah dari mana dan "pengen punya".

Cerita nyata: Di klien gue, ada 3 aplikasi absensi berbeda di divisi yang berbeda-beda. Karena dulu masing-masing divisi mau "punya sistem sendiri". Hasilnya? Data nggak nyambung, reconsile manual lagi..

Kenapa Budaya Ini Terus Terjadi? 

1. Salah Ukur Kesuksesan

Kita ukur: Berapa banyak aplikasi yang dibuat
Seharusnya: Berapa banyak PROBLEM BISNIS yang terselesaikan

2. "Project-Based" Mindset

• Aplikasi dianggap "proyek" - selesai kalo udah launch

• Nggak ada yang bertanggung jawab setelah go-live

• Kaya nikah, abis acara resepsi beres, hubungannya dibiarin

3. Politics & Ego

• Aplikasi = simbol kekuasaan

• "Divisi saya punya aplikasi sendiri" = prestise

• Matiin aplikasi orang = musuhan sama kepala divisinya

4. Fear of Missing Out (FOMO) Digital

"Tetangga kantor pake chatbot, kita harus punya!"
"Kompetitor launch app baru, kita harus bikin yang lebih bagus!"

Tanpa pertanyaan: "Kita butuh nggak sih?"

Gimana Keluar dari Lingkaran Setan Ini?

Di sinilah IT Governance yang beneran bekerja harus masuk. Bukan yang cuma di slide PPT, tapi yang nyata.

Senjata 1: Product Mindset, NOT Project Mindset

Ini game-changer banget:

PROJECT MINDSET:

• Success = launch on time

• Tim = bubar setelah launch

• Ukuran = sesuai spec

PRODUCT MINDSET:

• Success = beneran dipake & solve problem

• Tim = tetap maintain & improve

• Ukuran = user adoption & business outcome

(Referensi: Marty Cagan, "Inspired: How to Create Tech Products Customers Love")

Senjata 2: "Kill Switch" Culture

Setiap aplikasi baru HARUS punya:

• Exit criteria jelas: "Jika dalam 6 bulan adoption < 40%, aplikasi akan di-shutdown"

• Sunset clause di kontrak: Aplikasi akan dimatikan jika tidak memenuhi KPI

 Senjata 3: Application Portfolio Management

Pakai framework seperti COBIT APO09 (Referensi: ISACA, COBIT 2019):

• Inventory semua aplikasi (yang 157 tadi!)

• Kategorisasi: Strategic, Operational, Support, Sunset

• Decision matrix: Maintain, Enhance, Migrate, Retire

• Review rutin tiap quarter sama board direksi

🛡️ Senjata 4: "One Company, One Platform"

• Standarisasi platform inti (misal: cukup 1 CRM untuk semua divisi)

• Customization cuma boleh lewat configuration, bukan bikin aplikasi baru

• Shared service center untuk IT

🛡️ Senjata 5: Metrik yang Benar

Ganti metrik dari:
❌ "Jumlah aplikasi yang dibuat"
✅ "Jumlah proses bisnis yang terdigitalisasi dengan BENAR"
✅ "Persentase pengguna aktif"
✅ "ROI per aplikasi (cost vs benefit realization)"

Apa Yang Baru Dari Insight Ini? (The NOVELTY)

Banyak artikel bahas "aplikasi nggak dipakai" dari sisi teknis atau change management doang. Tapi root cause-nya lebih dalam:

Ini bukan masalah IT, ini masalah AKUNTABILITAS dan GOVERNANCE.

Analogi gue:
Membuat aplikasi tanpa product mindset itu seperti...
"Bikin anak terus ditelantarkan"

Bayangin:

• Semua orang excited pas proses "hamil" (planning)

• Pesta meriah pas "kelahiran" (launch)

• Tapi abis itu... siapa yang jagain? Siapa yang besarin? Siapa yang bayar sekolahnya?

Aplikasi butuh "ortu" yang bertanggung jawab - yaitu PRODUCT OWNER dari sisi bisnis yang genuinely peduli apakah aplikasinya survive atau nggak.

Kesimpulan: Mari Berhenti Jadi "Digital Hoarder"

Setelah bersih-bersih 157 aplikasi tadi, yang gue pelajari:

1. Kualitas > Kuantitas - 5 aplikasi yang beneran dipake lebih baik dari 50 aplikasi zombie

2. Courage to Kill - Berani matiin aplikasi yang nggak berguna itu tanda kedewasaan digital

3. Business Owns The Problem - IT cuma enabler. Yang punya masalah bisnis harus jadi owner aplikasinya

4. Measure Outcome - Jangan bangga sama output (berapa app dibuat), banggalah sama outcome (berapa problem terselesaikan)

Untuk yang lagi terjebak di lingkaran ini:
Coba mulai dari "Application Census" - kumpulin semua aplikasi di perusahaan lo, tanya: "Aplikasi ini solve problem apa? Masih relevan? Masih dipake?"

Biasanya hasilnya akan mencengangkan sekaligus membuka mata.

Gimana nih? Perusahaan lo termasuk "digital hoarder" nggak?

Insight: "Digital transformation is not about technology. It's about solving real problems." 

#ITGovernance #DigitalTransformation #ProductManagement #KuburanAplikasi